Organização e produtividade: como alcançar os resultados esperados.

Sabe aquela sensação de trabalhar um dia inteiro, sem interrupções e, ao final do dia, você pensa: “nossa, estou cansado… mas o que eu fiz hoje?”. Ou pior, esta sensação se repete por uma semana, um mês ou até um ano.

Isso se resume a uma rotina desorganizada, onde passamos a maior parte do tempo fazendo apenas tarefas. Muitas vezes não reservamos um tempo saudável para se dedicar ao desenvolvimento estratégico, para aqueles projetos que realmente fazem a diferença e marcam nossa memória com resultados. É desses projetos que queremos lembrar!

Nossa dinâmica de vida, hoje em dia, é extremamente atarefada e temos que dar conta das entregas profissionais, familiares e pessoais. E ainda tem aqueles compromissos que assumimos imaginando que não impactam em nossa rotina.

Resultados de uma vida atarefada

De repente, nos vemos fazendo horas excessivas de trabalho, com dedicação profissional superior e à espera de resultados melhores. Além da dedicação com os serviços em casa, que nunca tem fim, afinal, estamos vivos e como diz o ditado “se há vida, há louça”.

Depois, surgem as frustrações, que muitas vezes se resumem na expectativa não atendida como: “meu trabalho não é reconhecido”, “meu marido não me ajuda”, “minha equipe não entrega”, “meu cliente não me contrata mais” ou até mesmo “eu poderia fazer mais”. Neste momento, nos identificamos com aquele hamster que fica horas correndo em sua rodinha, sem chegar a lugar algum.

Nem Hamster da Rodinha, nem Super Herói

É claro que os super heróis existem só nos quadrinhos, nas grandes telas e no streaming.

Mas, vira e mexe, nós queremos vestir uma capa e fazer nosso dia ser mais produtivo, não é mesmo?

Você sabia que algumas pessoas conseguem produzir muito mais com as mesmas 24 horas que todos nós temos? Inclusive, elas não usam capas e têm tempo pra dormir!

Essas pessoas, provavelmente, já passaram por tudo isso que acabamos de comentar e perceberam que precisavam mudar sua estratégia de vida para que, finalmente, conseguissem atingir seus resultados.

E isso é possível com organização, foco e algumas táticas práticas para conseguirmos gerenciar melhor nosso tempo e garantir maior produtividade.

Como ser mais produtivo?

Quando nós planejamos o que queremos, priorizamos o que traz resultados e gerenciamos nosso tempo, evitando distrações e procrastinação. Aí o resultado vem como consequência.

Planejamento

Antes de iniciarmos uma jornada, precisamos saber onde queremos chegar. Por isso, todo planejamento começa com a definição de um objetivo. Não importa se o planejamento é de carreira, de vida, de relacionamento, financeiro ou até mesmo corporativo. 

Com a ciência do nosso objetivo e dos nossos resultados esperados, analisamos todas as opções de caminho a serem percorridas. É importante definirmos o caminho que melhor atende a nossa necessidade, de preferência de forma ética e otimizada.

Cada etapa desta jornada deve ser considerada, evitando conclusões rasas ou gaps no processo.

Foco

Agora que sabemos para onde ir e qual caminho percorrer, precisamos ajustar nosso foco. As distrações vão aparecer, tentando nos atrasar ou até mesmo alterar a rota para destinos diferentes. Nós podemos recalcular a rota sempre que for necessário, mas não podemos nos afastar do nosso objetivo desenhado no começo do planejamento.

Uma forma de manter o foco é aprendendo priorizar as atividades por níveis de importância e sabendo gerenciar o próprio tempo.

Priorização

Você já ouviu falar da Tríade do Tempo? 

Com esta ferramenta é possível priorizar nossas tarefas e gerir nosso tempo, focando em resultados otimizados.

Ela, basicamente, se refere a diferenciar nossas atividades por níveis de importância, como Importantes, Urgentes e Circunstanciais. 

As tarefas importantes são as mais estratégicas. São aquelas que devemos fazer, geralmente de forma ágil, e que trarão os resultados esperados.

As tarefas urgentes são aquelas que temos que fazer. Geralmente fazemos com pressa e sem garantia de bons resultados. Muitas tarefas importantes passam a ser urgentes por negligência.

E as tarefas circunstanciais, são aquelas com menor importância, que muitas vezes não trazem resultados e nos atrasam, tirando do foco principal. Estas tarefas podem ser facilmente delegadas.

Gestão do Tempo

Imagino você se perguntando: “muito legal essa priorização, mas e a gestão do tempo?”. O diferencial dessa ferramenta está no tempo dedicado a cada nível de importância das tarefas. 

Devemos dedicar 70% do nosso tempo para as tarefas importantes, as atividades estratégicas. Cuidado para não procrastiná-las e fazê-las virarem urgentes. 

Dos 30% do nosso tempo restante, 20% pode ser dedicado às tarefas urgentes e que devem ser resolvidas de imediato. 

E apenas 10% é dedicado para aquelas tarefas circunstanciais, que nem lembraremos que fizemos, mas que consumiram muito nosso tempo e energia.

Conclusão

Conseguimos entender o porquê estávamos sentindo um desequilíbrio entre dedicação e resultados. As tarefas circunstanciais estavam tirando nosso foco e nos distanciando dos nossos principais objetivos.

Agora, com planejamento, foco, priorização e gestão do tempo, podemos recalcular nossa rota para aqueles resultados esperados iniciais. 

Então, analise todos os caminhos a serem percorridos, faça escolhas estratégicas, ágeis e éticas. Revise todas as etapas da sua jornada e boa viagem rumo ao seu sucesso!