Não estava em meus planos, e agora?

Há algum tempo estamos falando sobre a importância de termos iniciativa, foco e acabativa para nossos projetos. E que o planejamento e a execução são extremamente importantes para atingir nossos objetivos.

Inclusive, em nosso último conteúdo de blog, falamos que muitas vezes focamos demais nos resultados esperados, sem pensar que mais importante que a chegada, é a jornada!

Ainda pensando na jornada e em todas as fases da execução do planejamento, devemos levar em consideração as situações emergenciais. Aquela ação inesperada, aquela estratégia que foi desenhada de forma errada ou, até mesmo, a que parou de fazer sentido com o passar do tempo, atrapalhando o que foi planejado inicialmente.

Quando algo sai do planejado, é preciso parar e analisar o que deve ser feito para continuar. Continuar errado mesmo nos levará para outros resultados, diferentes dos esperados inicialmente. 

Antes de entrarmos no detalhe do que fazer em situações como essas, gostaria de passar por um conceito com vocês.

Fatores Internos e Externos

Você já ouviu falar de Análise SWOT ou FOFA?

A SWOT (FOFA em português) significa:  Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). Ela é uma matriz onde são analisados fatores internos e externos.

As forças e fraquezas são fatores internos, aqueles que podemos controlar, mudar ou interferir. São as nossas qualidades e nossos defeitos como pessoas ou empresas. 

Já as oportunidades e ameaças são os fatores externos, aqueles que não podemos interferir, mas que possuem impacto direto em nossos negócios e em nós mesmos como: economia, clima, política, etc.

Apesar da grande importância da Matriz SWOT no planejamento, eu apenas a trouxe neste conteúdo para facilitar o entendimento de que tem coisas que podemos intervir tanto em nosso ser como na parte organizacional de uma empresa. E tem coisas que não dependem só de nós mesmos, como mudanças no mercado, acidentes, crise econômica e até mesmo uma pandemia 😦

Quando o fator é externo, muitas vezes não conseguimos mudar a causa do problema, mas conseguimos traçar trajetos diferentes, desvios planejados, para chegar no objetivo final.

O que fazer quando algo não sai como o planejado?

Imagino você se perguntando: “mas o que eu devo fazer quando acontece algo que não planejei?”. E eu te respondo que há 2 caminhos: o senso de urgência e a gestão de crise (antecipação de problemas).

Senso de Urgência

Quando um imprevisto acontece, a primeira coisa a se fazer é ativar o senso de urgência e tomar decisões imediatas para a resolução do problema, antes que ele gere maiores impactos. Para isso é preciso:

• Parar tudo o que está sendo feito momentaneamente;
• Dar um passo para trás para conseguir enxergar o todo;
• Tomar uma ação imediata para correção ou ajuste do problema gerado;
• Analisar o motivo que pode ter gerado esse problema e ajustá-lo:
  • se fatores internos, definir como corrigí-los;
  • se fatores externos, definir como contorná-los;
• Verificar se é preciso reajustar as próximas etapas do plano;
• Fazer imediatamente todos os devidos ajustes para retomar o projeto com agilidade.

Após a retomada do projeto, é preciso rever o que aconteceu e tirar aprendizados para traçar planos mais estruturados, evitando esses erros já cometidos. 

Também é importante traçar um plano de gestão de crise, considerando as ações tomadas e as demais que poderiam ter sido consideradas.

Gestão de Crise

A gestão de crise é um plano previamente definido e com ações imediatas para casos emergenciais, antecipando possíveis problemas. Assim, a situação fica mais simples de ser resolvida e os riscos de impactos no planejamento e resultados são reduzidos. Para isso, é preciso:

• Identificar as causas de possíveis problemas, sendo de fatores internos ou externos –  fraquezas e ameaças;
• Simular possíveis cenários de crise;
• Estabelecer um plano emergencial, com as devidas ações para cada cenário, evitando maiores impactos;
• Definir responsáveis por cada ação imediata;
• Identificar oportunidades de recuperação para sair da crise;
• Monitorar todas ações, garantindo a observação imediata caso algo emergencial aconteça.

Conclusão

Cada vez mais, vemos como o planejamento é importante para alcançar nossos resultados esperados. Porém, precisamos nos preparar para os resultados inesperados também.

Para isso, é válido considerarmos planos B e planos de gestão de crise. Sem contar com a alta mensuração de insumos – as sobras de tempo, dinheiro, etc. – para evitar desesperos e ter tempo hábil e clareza para a tomada de decisão correta, quando necessário.

Estar preparado para todos os momentos é um meio de vencer quase todas as dificuldades.

Gostou deste conteúdo? Fique de olho porque sempre tem novidades por aqui, tratando sobre iniciativa, planejamento, organização, foco e, o mais importante: a acabativa.